Kickoff schema: ett exempel från möte till middag

Ett bra schema för kickoffen varvar tungt och lätt. Mötet ligger när energin är som högst. Maten bryter av, och dagen slutar med något teamet gör tillsammans. Nedan finns ett exempel på dagsschema för en heldag. Klockslagen är bara ett exempel att utgå från, inte ett fast upplägg. Vi anpassar tiderna efter er dag, er plats och hur många ni är.

• 08.30 Samling: kaffe eller frukost medan alla kommer på plats.
• 09.00 Mötesdel: inledning, mål för perioden och det viktigaste innehållet.
• 10.15 Paus: sträck på benen och fyll på kaffet.
• 10.30 Workshop eller fortsatt möte: arbete i grupper och en gemensam sammanfattning.
• 12.00 Lunch: lätt att servera och äta, så att eftermiddagen behåller farten.
• 13.00 Kort mötespass eller egen tid: uppföljning, frågor eller en stund för mejlen.
• 14.00 Paus och förflyttning: från mötesrummet till platsen där ni lagar maten.
• 14.30 Matlagning: först en instruktion, sedan lagar teamet middagen tillsammans med oss.
• Dukning och en stund att landa: när maten är klar dukar teamet fram.
• Gemensam middag: ni äter det ni har lagat.
• Avslutning: tack för dagen och hemfärd.

Efter starten har matlagningen ingen fast klocktid i exemplet. Hur lång tid den tar beror på meny, serveringsform och gruppens storlek, och det stämmer vi av i förslaget. Har ni bara en halvdag finns en kortare variant längre ner.

Förmiddagen är dagens tyngsta del, och det är med flit. De flesta orkar mest före lunch. Där gör genomgångar, beslut och workshoppar mest nytta. Lägg det innehåll som kräver eftertanke tidigt och spara det lättare till eftermiddagen.

Samlingen behöver inte vara lång, men den bör finnas. En halvtimme med kaffe eller frukost gör att alla hinner komma, hänga av sig och prata en stund innan mötet börjar. Den som kommer lite sent missar då minglet, inte inledningen. Vill ni ha frukost på plats kan vi leverera den, med samma anpassning för specialkost som resten av dagen.

Planera in minst en paus under förmiddagen. Långa pass utan avbrott tappar fokus, särskilt i större grupper. En kort paus med något att dricka räcker ofta för att nästa pass ska få bättre fart.

Tänk också på vem som leder vad. Ett schema där samma person pratar hela förmiddagen blir tungt. Varva gärna presentation med diskussion i mindre grupper, så att fler får komma till tals innan lunch.

Vill ni ha bakgrunden till varför man har en kickoff och vad den ska leda till finns den i artikeln Vad är en kickoff?. Här håller vi oss till schemat.

Lunchen hamnar mitt på dagen och binder ihop mötesdelen med aktiviteten. Den ska ge energi, inte göra folk trötta. Därför fungerar en lunch som är lätt att servera och lätt att äta bäst. En buffé eller förberedda rätter gör att alla kommer igång snabbt och att ni inte tappar tid i kö.

Ungefär en timme brukar räcka för att äta i lugn och ro, prata med kollegor från andra delar av verksamheten och kanske ta en kort promenad. Blir lunchen för kort hinner ingen landa. Blir den för lång är det svårt att få igång eftermiddagen igen.

Ska teamet laga middag senare på dagen är det klokt att hålla lunchen lite lättare. Då finns aptiten kvar till kvällen, när ni ska äta det ni har lagat.

Vegetariska och veganska alternativ samt anpassning för specialkost och allergier erbjuder vi alltid, både till lunch och middag. Det enklaste är att samla in önskemålen en gång för hela dagen. Då gäller samma lista från frukost till middag, och ingen behöver svara på samma fråga flera gånger.

Ingår lunchen i en konferensdag där ni redan har en lokal beskriver vi upplägget på sidan om konferens med lunch och middag.

Efter lunch och en kort paus flyttar dagen från mötesrummet till matlagningen. Här byter kickoffen tempo. I stället för att lyssna gör teamet något tillsammans, och resultatet blir kvällens middag.

Matlagningen börjar med en kort instruktion. Sedan delas teamet in efter gruppens storlek, till exempel i mindre lag som ansvarar för var sin del av menyn. Vår kock går runt, visar moment och ser till att allt blir klart samtidigt. När maten är färdig dukar teamet fram middagen.

Hur lång tid matlagningen tar går inte att säga utan att veta mer. Det beror på meny, serveringsform och hur många ni är. Därför stämmer vi av tidsåtgången i förslaget. Då passar den resten av ert schema, och middagen kan börja när ni vill.

Matlagning fungerar även för den som sällan står vid spisen. Det finns uppgifter på alla nivåer: att hacka, smaka av, röra i en risotto eller lägga upp antipasti. Den som vill ta ett större ansvar kan göra det. Den som hellre håller sig i bakgrunden kan skära bröd och duka. Alla deltar på sina villkor, och ingen behöver kunna något i förväg.

Vill ni veta mer om själva aktiviteten finns det på sidan om kickoff med matlagning.

Kvällen är dagens belöning. När teamet har lagat middagen sätter ni er tillsammans och äter det ni har gjort. Samtalet glider lätt över på annat än jobbet, och middagen knyter ihop dagen bättre än ytterligare en genomgång.

Lägg in en stund mellan matlagning och middag. En kvart eller tjugo minuter för att tvätta händerna, byta om eller ta något att dricka gör att middagen känns som en egen del av dagen och inte bara slutet på aktiviteten.

Alla kickoffer behöver inte innehålla matlagning. Har ni en tät mötesdag, eller vill ni helt enkelt bli serverade, kan kvällen i stället vara en sittande middag med flera serveringar eller en buffé. Då förbereder och serverar vi maten, och teamet kan gå direkt från sista mötespasset till bordet.

Grunden i vårt kök är italiensk: antipasti, pasta, risotto och middagsmenyer som anpassas efter tillfället. Vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion, så menyn behöver inte vara italiensk om ni hellre vill något annat. Specialkost och allergier tar vi hänsyn till oavsett serveringsform.

Hur menyn och serveringen kan se ut när teamet inte lagar själv beskriver vi på sidan om kickoff-middag.

Alla har inte en hel dag. En halvdag fungerar bra, men då behöver ni välja vad som får plats. Här är två exempel att utgå från.

Eftermiddag och kväll: matlagning och middag

• 14.00 Samling och en kort inledning om perioden som kommer.
• 14.45 Förflyttning till matlagningen och instruktion.
• 15.00 Matlagning tillsammans med oss.
• Dukning och gemensam middag när maten är klar.

Här stryks den långa mötesdelen och lunchen. Det som behålls är det gemensamma: att laga maten tillsammans och äta den. Har ni något viktigt att säga till hela gruppen passar det bäst i början, innan matlagningen tar över.

Förmiddag med lunch: möte och mat

• 08.30 Samling med kaffe eller frukost.
• 09.00 Mötesdel med en paus halvvägs.
• 12.00 Lunch och avslutning.

Den här varianten stryker aktiviteten och middagen men behåller mötet och en gemensam måltid. Den passar när fokus ligger på innehållet och ni vill vara klara före eftermiddagen.

De flesta scheman spricker i övergångarna, inte i själva programpunkterna. Några enkla buffertar gör stor skillnad.

• Förflyttning: räkna med tid mellan mötesrummet och platsen för matlagningen, även om det bara är en våning. Ytterkläder, väskor och toalettbesök tar längre tid än man tror.
• Instruktion: låt matlagningen börja med en genomgång innan någon börjar hacka. Det sparar tid senare.
• Pauser: lägg in minst en paus per mötespass och en efter lunch.
• Dukning: planera tid för att duka fram middagen. Det är en del av aktiviteten, inte något som sker av sig självt.
• Tid att landa: en kort stund före middagen gör att ingen sätter sig stressad vid bordet.

Specialkost och antal deltagare bör vara kända i god tid. Det påverkar meny, inköp och hur lagen delas in. Läs mer i artikeln om specialkost och allergier när teamet lagar maten själva.

Platsen påverkar också schemat. Dagen genomförs hos er eller i en lokal ni väljer i Stockholm med omnejd, i innerstaden eller Storstockholm. Vad som behövs på plats går vi igenom i artikeln om kickoff på kontoret eller i hyrd lokal.

Augusti–september och januari är toppmånader för kickoffer. Planerar ni då lönar det sig att höra av sig tidigt. För den bredare planeringen, se så planerar ni en kickoff steg för steg.