Vad är en kickoff? Syfte och upplägg för teamet

En kickoff är en samlad halv- eller heldag där ett team startar en ny period, ett nytt år eller ett nytt projekt tillsammans. Dagen ska ge alla samma bild av vart teamet är på väg, och energi att ta med sig in i vardagen.

Ordet kommer från engelskans kick-off, avsparken som sätter igång en fotbollsmatch. På svenska skrivs det på flera sätt: kickoff, kick off och kick-off. Alla tre betyder samma sak. Här skriver vi kickoff i ett ord.

En kickoff på jobbet skiljer sig från ett vanligt möte genom att den bryter vardagen. Teamet samlas på en annan plats eller på ett annat sätt än vanligt, och dagen har ett tydligt startskott inbyggt. Det kan vara en ny strategi, nya mål för hösten eller ett projekt som ska dra igång.

Formen varierar mellan företag, men de flesta kickoffer blandar tre saker: en mötesdel där riktningen sätts, en gemensam aktivitet och mat som teamet äter tillsammans. Hur stor plats varje del får beror på vad dagen ska åstadkomma.

Syftet med en kickoff är sällan bara ett. De flesta dagar försöker åstadkomma flera saker på en gång:

• Gemensam riktning. Alla hör samma sak om mål, prioriteringar och vad som väntar under perioden.
• Energi inför starten. Efter semestern eller inför ett nytt år behöver teamet komma igång tillsammans, inte var för sig.
• Nya och gamla kollegor möts. Den som börjat nyligen får träffa resten av teamet under friare former än i ett möte.
• Tid utanför vardagen. Samtal som aldrig ryms mellan två möten får plats när teamet umgås en hel dag.
• Ett gemensamt minne. En dag som teamet gjort tillsammans blir något att återkomma till under resten av året.

Det lönar sig att bestämma vilket syfte som väger tyngst. En kickoff som framför allt ska förankra en ny strategi behöver mer tid i mötesdelen. En kickoff som ska få ett nytt team att fungera behöver mer tid tillsammans utan agenda.

Hur man går från syfte till färdigt program beskriver vi i guiden om att planera en kickoff.

Kickoff är ett samlingsnamn. Några vanliga varianter:

• Höstkickoff. Hålls oftast i augusti–september när teamet är tillbaka efter sommaren. Fokus ligger på att komma igång och sätta målen för resten av året.
• Vårkickoff och nyårskickoff. Hålls oftast i januari. Teamet blickar både bakåt på förra året och framåt mot det nya, ofta med nya mål på bordet.
• Avdelningskickoff. En del av organisationen samlas för sin egen start. Innehållet blir mer specifikt och samtalen mer konkreta.
• Projektstart. Ett team som ska arbeta ihop går igenom mål, roller och arbetssätt. Deltagarna kommer ofta från olika delar av företaget och känner inte varandra.
• Ledningsgruppens kickoff. Mer strategi och diskussion, ofta i en lugnare form.

Skillnaden mellan typerna handlar mest om syfte och om hur tiden fördelas mellan möte och umgänge. En projektstart behöver ofta mer tid för att lära känna varandra, medan en ledningsgrupp lägger mer tid på innehållet.

Hösten och januari är de perioder då flest företag har sin kickoff. Vad det betyder för planering och tidsplan går vi igenom på sidan om höstkickoff och vårkickoff.

Orden används ofta som om de vore utbytbara, men de beskriver olika saker.

• Konferens. Tyngdpunkten ligger på möten, presentationer och innehåll. Maten och pauserna finns där för att dagen ska fungera.
• Teambuilding. Själva aktiviteten, något teamet gör tillsammans för att samarbeta och lära känna varandra.
• Kickoff. Startskottet för en period eller ett projekt. Här kan både en mötesdel och en teambuildingaktivitet ingå.

En kickoff kan alltså innehålla en konferensdel på förmiddagen och teambuilding på eftermiddagen. Skillnaden ligger i syftet. En konferens kan hållas när som helst under året och handla om vad som helst. En kickoff markerar en start.

Vill ni läsa mer om aktiviteterna i sig, till exempel matlagningstävlingar och provningar, finns de samlade under teambuilding. Är det framför allt mötesdagen som behöver mat i den lokal ni valt beskriver vi det under konferens med mat. En kort förklaring av vad teambuilding är finns bland våra vanliga frågor.

Ingen kickoff ser ut som en annan, men byggstenarna brukar vara desamma:

• Mötes- eller workshopdel. Här sätts riktningen. Ledningen presenterar mål och teamet diskuterar och arbetar i grupper.
• Lunch. En paus som ger energi till resten av dagen och tid att prata om det som sagts.
• En gemensam aktivitet. Något teamet gör tillsammans, där samarbetet blir praktiskt i stället för teoretiskt.
• Middag. Dagens avslutning, där teamet sitter ner tillsammans utan agenda.

Ordningen kan variera. Vissa börjar med aktiviteten för att få igång energin och tar mötet efter lunch. Andra lägger allt tungt innehåll på förmiddagen. Ett exempel på hur dagen kan se ut finns i artikeln om schema för kickoff.

Platsen är också en del av upplägget. Många håller kickoffen på kontoret eller i en hyrd lokal, i innerstaden eller någonstans i Storstockholm. Andra väljer en anläggning med övernattning. Funderar ni på kontoret går vi igenom vad som behövs för mat och aktivitet i artikeln om kickoff på kontoret.

Vad dagen kostar beror på vilka byggstenar ni väljer. Vad som påverkar priset beskriver vi i artikeln vad kostar en kickoff.

Maten behandlas ofta som något som bara ska finnas. Vi ser den som en del av syftet. När teamet lagar middagen tillsammans och sedan äter den uppstår det kickoffen är till för: samarbete, samtal och ett gemensamt resultat.

Matlagning kräver inga förkunskaper. Någon hackar, någon smakar av, någon dukar och någon håller koll på tiden. Den som är ovan i köket hittar en uppgift lika lätt som den som lagar mat varje dag. Alla kan delta på sina villkor, och ingen behöver prestera inför kollegorna. Samtalen kommer ofta av sig själva när händerna är upptagna.

Hos oss lagar teamet middagen tillsammans med oss. Grunden är italiensk, med antipasti, pasta och risotto, men vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion. Vegetariska och veganska alternativ erbjuds alltid, liksom anpassning för specialkost och allergier. Hur det fungerar när teamet själva står vid spisen beskriver vi i artikeln om specialkost och allergier vid matlagning.

Vi kommer till er, på kontoret eller i den lokal ni valt i Stockholm med omnejd. Läs mer om upplägget under kickoff med matlagning. Vill teamet hellre bli serverade efter en lång dag passar en kickoffmiddag med sittande middag eller buffé bättre.