Planera kickoff för teamet steg för steg

Så planerar ni en kickoff: börja med syftet. Sätt sedan ramarna, alltså datum, längd, ungefärligt antal deltagare och plats. Välj en aktivitet som alla kan vara med i, planera maten och specialkosten tidigt och lägg dagen i rätt ordning. Prioritera budgeten och samla allt i en checklista innan ni begär offert.

Syftet styr resten. Fråga er vad teamet ska bära med sig på måndagen efter. Det kan vara en nystart efter sommaren, ett nytt mål för året eller en ny grupp som behöver lära känna varandra. Svaret avgör hur mycket tid som går till möten och hur mycket som går till aktivitet och samvaro.

• Nytt mål eller ny strategi: mer tid för mötesdel och workshop, en kortare aktivitet.
• Ny eller växande grupp: mer tid för att göra något tillsammans och för en gemensam middag.
• Omstart efter ledighet: en balans, där dagen landar i något som känns avslappnat.

Skriv ner syftet i en eller två meningar. Det blir er måttstock för varje beslut som följer. Vill ni först reda ut vad en kickoff är och varför man gör den, finns det i vår artikel Vad är en kickoff?

Några beslut låser resten av planeringen. Ta dem tidigt, även om allt inte är spikat.

Halvdag eller heldag

En halvdag räcker ofta för ett möte och en gemensam måltid. En heldag ger utrymme för mötesdel, lunch, aktivitet och middag utan att någon del behöver pressas.

Ungefärligt antal deltagare

Ett ungefärligt antal räcker för att komma igång. Antalet påverkar hur aktiviteten delas upp, hur maten serveras och vilken plats som fungerar. Upplägget anpassas efter gruppens storlek.

Var dagen ska hållas

Vi har ingen egen lokal. Kickoffen hålls på ert kontor eller i en lokal ni väljer i Stockholm med omnejd, alltså innerstaden och Storstockholm, och vi kommer dit med mat och upplägg. Titta på vilken yta och utrustning platsen har, eftersom det påverkar vad som går att göra där. Vad som behövs för matlagning på kontoret eller i en hyrd lokal går vi igenom i Kickoff på kontoret eller i hyrd lokal.

Datum och säsong

Augusti–september och januari är populära månader för kickoff. Är ni ute i god tid har ni större frihet att välja datum och upplägg. Läs mer om säsongen på sidan om höstkickoff och vårkickoff.

En bra aktivitet fungerar för hela teamet. Den ska inte kräva särskild vana, god kondition eller att man trivs med att stå i centrum. Tänk på dem som är nya, dem som är mer tillbakadragna och dem som inte kan eller vill röra sig mycket.

Matlagning passar här, även för den som är ovan i köket. Det finns uppgifter för alla nivåer: att skära, röra, smaka av, lägga upp och duka. Ingen behöver kunna laga mat i förväg, och var och en kan delta på sina villkor. Samtalen kommer av sig själva när man arbetar med händerna sida vid sida.

Matlagningen knyter också ihop dagen. Det teamet lagar under eftermiddagen blir middagen ni äter tillsammans på kvällen, så aktivitet och avslutning hänger ihop i stället för att vara två separata programpunkter. Hur upplägget fungerar när teamet lagar middagen tillsammans med oss beskriver vi under kickoff med matlagning.

Vill ni ha mer tävling i aktiviteten, till exempel en pastaduell eller en provning, finns det beskrivet under teambuilding-aktiviteter. Välj det format som passar syftet ni skrev ner i första steget.

Maten läggs ofta sist i planeringen, men den påverkar både dagens rytm och stämningen. En tung lunch gör eftermiddagen trög. En middag som dröjer gör kvällen lång. Bestäm därför tidigt vilka måltider dagen ska ha och hur de ska serveras.

Specialkost och allergier som eget steg

Samla in specialkost och allergier redan vid anmälan, inte veckan innan. Då kan menyn anpassas från början, och det gäller särskilt när teamet lagar maten själva. Vegetariska och veganska alternativ samt anpassning för specialkost och allergier erbjuds alltid. Mer om hur det fungerar i praktiken finns i Specialkost och allergier när teamet lagar maten själva.

Vilket kök

Vårt kök har italienska rötter, med antipasti, pasta och risotto som grund. Vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion, så menyn kan följa det ni vill att dagen ska kännas som.

Middag och mötesdel

Ska teamet inte laga själv kan avslutningen bli en sittande middag eller en buffé. Det beskriver vi under kickoff-middag. Har dagen en längre mötesdel behövs ofta lunch och mat till pauserna, vilket finns under konferens med lunch och middag. Om matlagningen ska vara dagens aktivitet, utgå från upplägget för kickoff med matlagning.

När syfte, ramar, aktivitet och mat är på plats återstår ordningen. Ett vanligt flöde för en heldag ser ut så här:

1. Mötesdel: på förmiddagen, när huvudet är som piggast. Här tas mål, strategi eller workshop.
2. Lunch: en paus som ger energi utan att göra eftermiddagen tung.
3. Aktivitet: på eftermiddagen, till exempel matlagning i lag.
4. Gemensam middag: dagens avslutning, där teamet äter tillsammans.

Räkna in mer tid än ni tror. Samling, instruktion inför aktiviteten och korta pauser tar tid, och ska gruppen förflytta sig mellan rum eller platser behöver det också få plats i schemat. Ett program utan luft blir stressigt, och det märks på stämningen.

Fundera också på övergångarna. Ett kort avslut på mötesdelen innan lunch och en tydlig start på aktiviteten gör att dagen hänger ihop. Kör ni en halvdag kan ni korta mötesdelen och låta aktiviteten och måltiden bära dagen.

Ett mer detaljerat dagsschema finns i artikeln Dagsschema för kickoff.

Det är omfattningen som styr kostnaden. Innan ni tittar på siffror, bestäm vad som är viktigast för just er dag. Då blir det lättare att prioritera och att jämföra förslag.

Några frågor som hjälper:

• Leverans eller service på plats: räcker det att maten levereras, eller vill ni ha full planering och servering på plats?
• Antal serveringar: en rätt, en buffé eller en sittande middag med flera serveringar?
• Aktivitet eller bara middag: ska teamet laga maten tillsammans, eller räcker en gemensam middag som avslutning?
• Antal måltider: behövs frukost och lunch till mötesdelen, eller bara middag?
• Plats: har ni redan en yta, eller behöver en lokal bokas separat?

Rangordna punkterna efter syftet. Är målet att teamet ska lära känna varandra kan aktiviteten och middagen vara värd mer än en lång mötesdel. Är målet en ny strategi kan det vara tvärtom.

Vad som påverkar priset på en kickoff med mat och aktivitet går vi igenom i Vad kostar en kickoff?

Det här behöver ni ha koll på innan ni hör av er. Allt behöver inte vara bestämt. Ett ungefärligt svar räcker för att vi ska kunna ta fram ett förslag.

• Syfte: vad teamet ska ta med sig från dagen.
• Datum: önskat datum och gärna ett alternativ.
• Antal deltagare: ett ungefärligt antal.
• Plats: ert kontor eller lokalen ni valt, i Stockholm med omnejd.
• Längd: halvdag eller heldag.
• Aktivitet: matlagning, tävlingsformat eller bara middag.
• Serveringsform: buffé, sittande middag, plockmat eller lunch till mötesdelen.
• Specialkost och allergier: insamlat vid anmälan.

Vad som händer efter förfrågan

När vi fått era uppgifter utgår vi från syftet, antalet, platsen och typen av dag och tar fram ett förslag på meny och upplägg. Offerten lämnas efter förfrågan via formuläret, mejl till hello@mangiastories.se eller telefon på 08-525 181 41. Därefter justerar vi förslaget efter era synpunkter.